Potentiale in der Produktkommunikation
Trotz zahlreich verfügbarer Online-Marktplätze und E-Commerce-Systeme sind in Deutschland erst wenige der kleinen und mittelständischen Unternehmen in der Lage, ihre Produkte online zu vertreiben oder eine B-to-B Online-Integration zu nutzen. Grund hierfür ist neben dem fehlenden internen IT-technischen Know-how das unzureichende Management der eigenen Produktinformationen im Unternehmen.
Die Produktdaten (Texte, Fotos, Bilder, Preise, CAD-Modelle, etc.) werden in einer Vielzahl operativer IT-Systeme (wie Warenwirtschaftssysteme, CAD-, DTP-, PDM- oder ERP-Systeme) verwaltet und weisen Redundanzen, Inkonsistenzen, inhaltliche Lücken oder eine unzureichende Aktualität für eine Online-Nutzung auf.
Das fehlende firmenübergreifende Produktinformationsmanagement stellt auch ein Problem für die effektive Nutzung der unternehmenseigenen Produktinformationen zur Erstellung von technischen Dokumentationen, Marketing- und Vertriebsunterlagen sowie Print- und elektronischen Katalogen (z.B. CD-Kataloge) dar. So können nur die wenigsten der KMUs, die über einen Internetauftritt verfügen, auch einen Online-Produktkatalog oder einen Einkaufsproduktkatalog vorweisen.
Für eine Verwendung in Online-Katalogen oder elektronischen Marktplätzen müssen Produktdaten aus verschiedenen Anwendungssystemen manuell extrahiert, gefiltert, konvertiert, bereinigt, harmonisiert und in andere Softwaresysteme neu eingegeben werden. Den damit verbundenen personellen und finanziellen Aufwand können sich die meisten KMUs nicht leisten. Dadurch bleibt deren Zugang zu der E-Business-Welt verschlossen. Produzierende KMUs sehen sich dadurch einem zunehmendem Wettbewerbsdruck ausgesetzt.
Und auch der Druck der Großkunden auf ihre Zulieferer wächst, indem sie deren Teilnahme an elektronischen Marktplätzen und die Bereitstellung von Produktinformationen in einer dem Großunternehmen angepassten Form und gesicherten Qualität fordern. Stellt ein Zulieferer die geforderten Informationen nicht rechtzeitig und im gewünschten Datenformat zur Verfügung, kann er im Wettbewerb nicht weiter bestehen.
Die Folge davon ist ein enormer Kosten- und Zeitaufwand. Die zum Teil veralteten Informationen in Produktdokumentationen, -Katalogen oder Handbüchern führen darüber hinaus zu Unzufriedenheit der Kunden und zu weiteren, vermeidbaren sehr hohen Kosten, die durch Reklamationen und Rückrufaktionen verursacht werden. Besondere Bedeutung kommt der Aktualität der Produktdaten unter dem Aspekt der Produkthaftung zu, da Produktinformationen auch Jahre nach der Markteinführung noch konsistent und vollständig verfügbar sein müssen.
Diese Defizite resultieren aus den überwiegend heterogenen IT-Systemlandschaft in kleinen und mittelständischen Unternehmen:
Die Produktdaten (Texte, Fotos, Bilder, Preise, CAD-Modelle, etc.) werden in einer Vielzahl operativer IT-Systeme (wie Warenwirtschaftssysteme, CAD-, DTP-, PDM- oder ERP-Systeme) verwaltet und weisen Redundanzen, Inkonsistenzen, inhaltliche Lücken oder eine unzureichende Aktualität für eine Online-Nutzung auf.
Das fehlende firmenübergreifende Produktinformationsmanagement stellt auch ein Problem für die effektive Nutzung der unternehmenseigenen Produktinformationen zur Erstellung von technischen Dokumentationen, Marketing- und Vertriebsunterlagen sowie Print- und elektronischen Katalogen (z.B. CD-Kataloge) dar. So können nur die wenigsten der KMUs, die über einen Internetauftritt verfügen, auch einen Online-Produktkatalog oder einen Einkaufsproduktkatalog vorweisen.
Für eine Verwendung in Online-Katalogen oder elektronischen Marktplätzen müssen Produktdaten aus verschiedenen Anwendungssystemen manuell extrahiert, gefiltert, konvertiert, bereinigt, harmonisiert und in andere Softwaresysteme neu eingegeben werden. Den damit verbundenen personellen und finanziellen Aufwand können sich die meisten KMUs nicht leisten. Dadurch bleibt deren Zugang zu der E-Business-Welt verschlossen. Produzierende KMUs sehen sich dadurch einem zunehmendem Wettbewerbsdruck ausgesetzt.
Und auch der Druck der Großkunden auf ihre Zulieferer wächst, indem sie deren Teilnahme an elektronischen Marktplätzen und die Bereitstellung von Produktinformationen in einer dem Großunternehmen angepassten Form und gesicherten Qualität fordern. Stellt ein Zulieferer die geforderten Informationen nicht rechtzeitig und im gewünschten Datenformat zur Verfügung, kann er im Wettbewerb nicht weiter bestehen.
Die Folge davon ist ein enormer Kosten- und Zeitaufwand. Die zum Teil veralteten Informationen in Produktdokumentationen, -Katalogen oder Handbüchern führen darüber hinaus zu Unzufriedenheit der Kunden und zu weiteren, vermeidbaren sehr hohen Kosten, die durch Reklamationen und Rückrufaktionen verursacht werden. Besondere Bedeutung kommt der Aktualität der Produktdaten unter dem Aspekt der Produkthaftung zu, da Produktinformationen auch Jahre nach der Markteinführung noch konsistent und vollständig verfügbar sein müssen.
Diese Defizite resultieren aus den überwiegend heterogenen IT-Systemlandschaft in kleinen und mittelständischen Unternehmen:
- Einzelne Unternehmensbereiche erzeugen in verschiedenen Phasen des Produktentstehungsprozesses parallele Informationen, ohne diese in Bezug zueinander zu setzten.
- Die Existenz dieser Informationen ist anderen Unternehmensbereichen unbekannt.
- Produktdatenbestände liegen verstreut, redundant, nicht aktuell und in nicht konsistenter Form vor.
- Benötigte Informationen (z.B. für Kataloge oder Marketing-Publikationen) müssen aus diversen operativen Systemen manuell zusammengetragen werden.
- Konsistenzprüfungen müssen manuell durchgeführt werden.
- Es existieren keine durchgängigen, systemgestützten Organisationskonzepte für Produktinformationen unter Einbeziehung von Versionierungen, Redaktionsschlüsse und Freigaben.